Kakadu Karaoke. Własny system rezerwacji, który działa jak aplikacja lifestyle’owa
Dlaczego Kakadu postawiło na własną platformę rezerwacji?
Zespół Kakadu wiedział jedno: doświadczenie ich klientów zaczyna się jeszcze przed wejściem do lokalu.
To oznaczało, że standardowe systemy rezerwacyjne – zewnętrzne, sztywne i pozbawione charakteru – nie wystarczą. Zidentyfikowaliśmy kluczowe potrzeby:
- możliwość zarządzania dynamicznymi scenariuszami (np. Sylwester, Halloween, długie weekendy),
- system dostosowany do sezonowości, stref czasowych i klientów spoza Polski,
- pełna kontrola nad ofertą, promocjami, płatnościami i komunikacją z klientami,
- integracja z wewnętrzną obsługą zamówień i rezerwacji.
Naszym zadaniem było stworzenie kompleksowego systemu, który będzie spełniał wszystkie te założenia – bez kompromisów.
Fundamenty współpracy
Zaczęliśmy od warsztatu funkcjonalnego z zespołem Kakadu. Naszym celem było nie tylko zrozumienie samego procesu rezerwacji, ale też kontekstu: kim są klienci, jak działają promocje, co wyróżnia bar na tle konkurencji. Na podstawie tych informacji przygotowaliśmy 4 kluczowe elementy.
Szczegółową specyfikację techniczną (back i front office) oraz mapę widoków z opisem interakcji w każdym z etapów.
Propozycje scenariuszy dla okazjonalnych wydarzeń (np. długie weekendy, sezon świąteczny).
Strukturę bazy danych pod kątem zarządzania pokojami, zamówieniami i płatnościami.
Ustaliliśmy rytm sprintów i rozpoczęliśmy projekt w formule pełnej odpowiedzialności technologicznej:
iteracyjnie wdrażaliśmy nowe moduły i funkcje,
co tydzień prowadziliśmy przeglądy z zespołem klienta,
zmiany były wdrażane na środowisko testowe, gdzie Kakadu miało pełny wgląd w postęp.
Przebieg współpracy
UX/UI – marka, która zaczyna się od kliknięcia
Nasza Specjalistka – Oliwia Putyra zaprojektowała interfejs, który łączył lekkość, rozrywkowy klimat i szybkość działania. Zadbaliśmy o to, aby użytkownik – niezależnie czy rezerwuje pokój z telefonu, czy komputera – miał poczucie płynności i kontroli.Najważniejszymi założeniami w pracy stała się minimalna liczba kroków do rezerwacji (3 kliknięcia), responsywny layout dostosowany do smartfonów, jak i integracja stylu Kakadu – kolorystyka, język komunikacji, lekki flow.
Implementacja
Od strony technicznej zbudowaliśmy system rezerwacyjny, który obsługuje:
Dynamiczne okna czasowe – możliwość ustalania różnych cen w zależności od dnia tygodnia, godziny i sezonu oraz
Panel zarządzania
Wspólnie wdrożyliśmy: zarządzanie pokojami, zamówieniami i dodatkami, jak i obsługę klientów zagranicznych (numery spoza Polski, wielojęzyczne formularze i wiadomości).
Aktualizacja w czasie rzeczywistym
Klient otrzymał kalendarz z widokiem godzinowym dla każdego pokoju oraz system powiadomień e-mail i SMS (wszystkie potwierdzenia, przypomnienia, wiadomości transakcyjne)
Stabilność i skalowalność
Najważniejsze efekty
Proces uproszczony i intuicyjny, dostępny 24/7.
Goście z USA, Indii czy Bliskiego Wschodu mogą bez problemu zarezerwować pokój, zapłacić online i otrzymać wszystkie potwierdzenia w swoim języku.
Możliwość dodawania produktów (jedzenie, napoje, dekoracje) bezpośrednio w czasie rezerwacji.
Brak konieczności ręcznego potwierdzania lub kontaktu z klientem w przypadku standardowych rezerwacji.
Zarządzanie kalendarzem i promocjami bez potrzeby angażowania zespołu IT.
Długofalowa współpracaz Kakadu Karaoke
Platforma rezerwacyjna Kakadu została od początku zaprojektowana z myślą o skalowaniu. Już dziś pracujemy nad kolejnymi krokami, które pozwolą przenieść sukces warszawskiego lokalu na nowe miasta i rynki zagraniczne:
- Obsługa języków RTL (np. arabski) – dostosowanie layoutu i typografii do kierunku pisma.
- Własne API dla partnerów zewnętrznych – np. biur podróży, platform benefitowych czy systemów lojalnościowych.
- Integracja z programami benefitowymi i kodami promocyjnymi – np. dla firm, które chcą rezerwować pokoje dla zespołów.
Zespół projektowy
„Projektując warstwę wizualną Kakadu, zależało mi na tym, aby użytkownik – niezależnie czy rezerwuje pokój z telefonu czy komputera – miał poczucie lekkości i szybkości działania. Dzięki prostym interakcjom, responsywności i dopracowanemu UX, klient może zarezerwować pokój w kilka kliknięć – bez frustracji i zbędnych kroków.”
„Największym wyzwaniem, ale i największą siłą tego projektu była pełna integracja – od płatności Stripe, przez dynamiczne okna czasowe, aż po panel wewnętrzny zespołu Kakadu. Dzięki temu ekipa na miejscu może zarządzać rezerwacjami i zamówieniami w czasie rzeczywistym, co znacząco usprawnia ich codzienną pracę.”
Inne realizacje
Masz pytania? Napisz do nas!
Chcemy zostać Twoim partnerem technologicznym. Spotkajmy się w biurze lub umówmy się na wirtualną kawę, aby porozmawiać o Twoich pomysłach. Chętnie doradzimy i opowiemy o naszych doświadczeniach. Do zobaczenia!