Czarne chmury nad przedsiębiorstwami

Ostatnimi czasy pogorszyły się nastroje wśród przedsiębiorców. Wysoka inflacja i związany  z nią wzrost cen, rosnące koszty prowadzenia działalności, problemy z pozyskaniem odpowiednich pracowników i presja płacowa to realne problemy, które budzą niepokój i stres. Nadciągający kryzys gospodarczy wymusi na firmach stopniową automatyzację i szukanie optymalizacji w nowych obszarach.

Przedsiębiorstwa, którym zależy na dalszym rozwoju i stabilności, pomimo niełatwego okresu (szczególnie branża programistyczna, przemysłowa czy gastronomiczna), będą chciały zawczasu skorzystać z nowoczesnych rozwiązań, tym samym zapewniając sobie względne bezpieczeństwo rynkowe. Dzisiejsze realia promują te przedsiębiorstwa, które potrafią nadążać za nowinkami technologicznymi. Przyswojenie i wdrożenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych pozwoli na zaoszczędzenie nie tylko zasobów ludzkich, ale również finansowo-czasowych.

 

Wsparcie technologiczne w firmie

Właściciele firm w natłoku codziennych zadań i obowiązków często zapominają o tym, że świat technologii poszedł do przodu. Każde przedsiębiorstwo nie tylko może, a wręcz powinno wykorzystywać technologię, która z jednej strony pozwoli się rozwijać, a z drugiej strony uodporni biznes na wciąż rozwijający na kryzys.

Wdrożenie technologii IT to szereg korzyści dla każdej rosnącej firmy. Przede wszystkim jest to zaoszczędzenie wielu zasobów, które można ulokować z innych obszarach biznesu. Zastosowanie takiego rozwiązania pozwala również zwolnić pracowników od wykonywania monotonnych, żmudnych czynności i ulokować ich potencjał w bardziej kreatywnych zadaniach, które pozwolą wykorzystać ich pełny potencjał.
Pomocne może okazać się również wsparcia w postaci osoby technologicznej wewnątrz organizacji lub w postaci partnera technologicznego w formie np. software house.

W WeAstronauts często stajemy się właśnie takim partnerem technologicznym. Nie tylko tworzymy dedykowane rozwiązania, ale również świadczymy usługę kompleksowego doradztwa dla właścicieli firm w aspektach techniczno-technologiczno-biznesowych.

Za nami wiele różnego rodzaju wdrożeń i realizacji. W sekcji poniżej, na bazie własnego doświadczenia, pokażemy rozbudowane przykłady tego, co przedsiębiorstwa mogą wdrożyć u siebie, aby usprawnić swoje funkcjonowanie.

 

Usprawnienie firmy za pomocą technologii

Każda firma boryka się z innego rodzaju wyzwaniami i problemami. Dlatego też często w takich przypadkach potrzebne jest rozwiązanie szyte na miarę i dostosowane do potrzeb.

Systemy ERP (z ang. Enterprise Resources Planning) to często „kombajny” możliwości z uniwersalnymi funkcjami dostosowanymi do potrzeb kupującego. Za pomocą ERP jesteśmy w stanie objąć kontrolę i zarządzanie najważniejszymi zasobami i procesami w niemal każdym obszarze biznesowym firmy: sprzedaż, finanse, księgowość, magazyn, kadry, zaopatrzenie, produkcja itp.

Jednak wdrożenie takiego systemu to kosztowna inwestycja, liczona nierzadko w setkach tysięcy złotych i miesiącach pracy, dlatego w każdym przypadku musi zostać ona poparta wnikliwą analizą firmy w oparciu o słabe i mocne strony oraz realne potrzeby przedsiębiorstwa.

Wdrażając rozwiązania usprawniające w firmach naszych klientów, na samym początku przeprowadzamy analizę biznesową w celu określenia, które obszary wymagają usprawnienia.

Co możemy usprawnić i zautomatyzować?

Procesy biznesowe

Inwestycja w automatyzację procesów biznesowych to szansa dla wielu przedsiębiorstw, aby zmniejszyć zależność od ludzkiej pracy poprzez oddelegowanie części zadań systemom informatycznym. Dzięki automatyzacji wiele rutynowych czynności w firmie staje się bardziej opłacalne, usprawnione i odporne na błędy.

Warto pamiętać, że automatyzacja takiego procesu to często odjęcie pracownikom wielu obowiązków w skali miesiąca (!) co automatycznie zwalnia zasoby poświęcone na proste i rutynowe czynności.

Przykładowymi automatyzacji procesów są między innymi wysyłanie maili, prowadzenie ewidencji i procesów rekrutacyjnych czy fakturowanie. Zaliczamy do tego wszystko, co możemy zdefiniować jako stałe zdarzenia w firmie.

Systemy przypomnień

Jeżeli komunikacja wewnętrzna jest sprawna, firma osiąga wyznaczone cele bez marnowania zasobów. Jeżeli zawodzi, pojawia się niepotrzebny chaos. Dzięki wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań IT możemy w łatwy sposób odbierać informacje zarówno od pracowników, jak i urządzeń produkcyjnych, a następnie nadzorować stan poszczególnych komunikatów.

Wdrożenie systemu przypomnień przypilnuje wszelkich terminów oraz automatycznie powiadomi zainteresowane osoby, np. przez SMS czy email. To naturalnie przekłada się na zwiększenie wydajności w różnych obszarach przedsiębiorstwa.

Systemy zadań

Zarządzanie zadaniami pracowników w firmie to podstawa do wydajnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Od tego elementu zależy oszczędność mocy przerobowych i ich odpowiednie ulokowanie.

Dzięki wdrożeniu usprawnień technologicznych w postaci automatyzacji procesów systemy mogą automatycznie generować i przypisywać działania do poszczególnych pracowników. To nie tylko spora oszczędność czasu, ale również ograniczenie możliwości popełnienia błędów – dzięki odpowiednim algorytmom zadania będą sprawnie nadzorowane i egzekwowane bez marnowania zasobów.

Przechowywanie plików, obsługa dokumentów

Każda firma to szereg dokumentów, umów czy faktur. Ten aspekt często wymaga zaangażowania osób, które będą za niego odpowiedzialne, a i tak finalnie wkrada się chaos. Dzisiaj już coraz częściej można spotkać procesy automatyzujące większość tematów związanych z obiegiem dokumentów, wystawianiem faktur czy podpisywaniem umów. Automatyzacja na podstawie danych może generować dokumenty z przygotowanych szablonów, pilnować ich statusu, czy też wysyłać je do osób docelowych. Co więcej, zachowanie odpowiednich struktur czy schematów sprawi, że wszystko będzie przemyślane i ułożone.

Dzięki temu praca kilku osób może być zarządzana nawet przez jedną osobę w niepełnym wymiarze godzin. A z biegiem czasu i rozwoju, proces ten zostanie w pełni zautomatyzowany i nie będzie wymagać bieżącego zaangażowania.

Obsługa finansów przedsiębiorstwa

Odpowiedni cash flow, tworzenie prognoz finansowych czy kontrola przychodów i wydatków to absolutne podstawy „zdrowego” funkcjonowania przedsiębiorstwa. Bezwzględna kontrola tych kwestii jest kluczowa do tego, aby firma przetrwała i mogła rosnąć na konkurencyjnym rynku. Niestety, wiele firm ma chaos w swoich wewnętrznych strukturach, co w dłuższej perspektywie czasu może doprowadzić nawet do ich upadku.

Każde przedsiębiorstwo doceni możliwości wynikające z automatyzacji kontrolowania finansów. Za jej pomocą ta kontrola (szczególnie w sektorze średnich i dużych przedsiębiorstw) jest dużo prostsza i bardziej przejrzysta. Do pewnego momentu rozwoju firmy wystarczy prosty arkusz kalkulacyjny, lecz wraz ze zwiększeniem kadry i wydatków pracowniczych oraz skalowaniem biznesu o nowe odnogi, warto zadbać o bardziej profesjonalną obsługę.

 

Praktyczne przykłady zastosowania tego rozwiązania

Przykład

Dla naszego klienta, będącego agencją pracy dla opiekunów osób starszych za granicą, wykonaliśmy dedykowany system ERP, optymalizujący wewnętrzne procesy i usprawniający działanie firmy.

W wyniku dokładnej analizy biznesowej zlokalizowaliśmy główne cele, które ma realizować wykonywany system. Każdy pracownik otrzymał własne konto użytkownika w systemie, gdzie może zobaczyć przypisane zadania oraz zasoby, do których ma dostęp.

Kartoteki

Firma potrzebowała w wygodny sposób przechowywać i archiwizować dane o klientach, opiekunach, podopiecznych, kontrahentach, czy też umowach. Dokumenty Word na większą skalę przestały być czytelne, znalezienie informacji wiązało się z dużym trudem oraz dużą ilością czasu.

Procesy

Firma posiadała wiele złożonych, ale powtarzalnych procesów, które obsługiwane były na porządku dziennym i angażowały większość czasu pracowników biurowych. Procesy takie jak rekrutacja kandydatów, obsługa wyjazdów opiekunów, rozpoczęcie współpracy z klientami zostały przez nas rozbite na mniejsze kroki, zautomatyzowane i wdrożone do systemu. W momencie przeprowadzania tych procesów przez pracowników automatycznie aktualizują się dane w kartotekach, tworzą się zadania dla pracowników, generują się dokumenty i wysyłają się powiadomienia.

Obieg dokumentów

Firma w dużym zakresie polegała na dokumentach, których statusu musieli pilnować pracownicy. Każda umowa była najpierw wypełniana i drukowana, następnie wysyłana do podpisania przez klienta. Skan tej umowy musiał trafić z powrotem do pracownika, który musiał go zapisać, wydrukować i umieścić w archiwum. Przy dużej ilości takich obowiązków nietrudno o pomyłkę i “zgubienie” statusu pojedynczego dokumentu.

W naszej realizacji każdy dokument posiada swoją reprezentację w systemie. Pracownicy mogą śledzić ich status, przeglądać historię zmian, dodawać załączniki oraz przypisywać je do istniejących danych w serwisie, aby ułatwić wyszukiwanie. Dokumenty mogą generować przypomnienia lub mogą być automatycznie usuwane po określonym czasie.

Generowanie druków

Podczas codziennej pracy, pracownicy firmy spędzali dużo czasu na wypełnianiu obszernych formularzy Word, aby przygotować dokumenty pod obsługę różnorakich procesów. Praca ta była żmudna i narażona na błędy, które ciężko potem wykryć.

Z tego powodu wdrożyliśmy funkcjonalność automatycznego generowania dokumentów z góry ustalonych szablonów. System wypełnia szablon istniejącymi już danymi i udostępnia go w formie pliku do pobrania. Tak więc przykładowo, raz wprowadzone do serwisu dane osobowe mogą potem posłużyć do generowania wielu dokumentów w przyszłości.

 

Inwestycja w rozwój firmy

Powyższe rozwiązania i przykłady to zaledwie procent tego, co umożliwia wprowadzenie rozwiązań technologicznych w struktury przedsiębiorstwa. Przed nami lata rozwoju, automatyzacji i poszukiwania nowych schematów. Największe firmy dostrzegły już potencjał wynikający z nowoczesnych rozwiązań IT, dlatego sukcesywnie wdrażają je w swoich strukturach. Tę sytuację można porównać do wyścigu zbrojeń. Przedsiębiorstwa, które najszybciej wdrożą automatyzację, osiągną przewagę nad konkurencją, co oczywiście przełoży się ich na lepsze wyniki biznesowe. Warto iść z tym nurtem i brać przykład z liderów rynków, ponieważ automatyzacja to przyszłość.

Przygotowany przez nas system pozwolił na łatwą i intuicyjną ewidencję obsługiwanych przez firmę danych. Widoki podglądu czy wprowadzania tych danych zostały zaprojektowane, opierając się o konsultacje z pracownikami firmy, aby maksymalnie usprawnić korzystanie z nich.

Wsparcie w automatyzacji

Automatyzacja procesów biznesowych może przynieść firmie wiele korzyści, jednak musi być poprzedzona dokładną analizą firmy oraz jej potrzeb. Kluczem do sukcesu jest współpraca z doświadczonym zespołem analityków i programistów, którzy wykorzystują technologie do tworzenia rozwiązań optymalizujących procesy w przedsiębiorstwach.

Jako software house jesteśmy partnerem technologicznym dla naszych klientów. Nie tylko wdrażamy rozwiązania, ale również kompleksowo doradzamy i zapewniamy wsparcie powdrożeniowe.

Jeśli potrzebujesz pomocy przy automatyzacji procesów biznesowych lub zastanawiasz się nad wdrożeniem ich w swojej firmie, skontaktuj się z nami. Przeanalizujemy możliwości Twojej firmy i zaproponujemy najlepsze rozwiązanie z wykorzystaniem nowych technologii. Zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji.

 

 

Słowem zakończenia

Usprawnianie przedsiębiorstw za pomocą nowoczesnych technologii wpływa na wzrost wydajności ich funkcjonowania i minimalizuje ryzyko popełniania błędów. Z pomocą automatyzacji możemy także skutecznie ulepszyć procesy informacyjne w firmie i zmniejszyć koszty stałe. Na wdrożenie należy patrzeć pod kątem inwestycji, a nie kosztu, ponieważ każdy podjęty krok w kierunku automatyzacji to skuteczna oszczędność przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach.

Jeśli nie wiesz, czy Twoje przedsiębiorstwo może zyskać na wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań IT, po prostu porozmawiaj z nami. Umów się na darmową konsultację, na której porozmawiamy o możliwościach dla Twojego biznesu. Automatyzacja to przyszłość, a Twój biznes może sięgnąć po nią już dziś.